מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו? מדובר בחוק משנת תשט"ו-1955 המחייב חברות, מוסדות ועוד הרבה גופים בישראל, כאשר תפקידו של חוק זה הינו לארגן, לשמור, לסדר ואף לבער חומרים ארכיוניים החיוניים עבור תיעוד לטובת ממשלת מדינת ישראל ולטובת המדינה.
במילים אחרות, חוק הארכיונים קובע מהו החומר הארכיוני שיופקד.
בנוסף לכך, חקיקת חוק הארכיונים הלכה למעשה החלה בעצם בשנת 1949 למרות שבפועל החוק התקבל על ידי הכנסת בשנת 1955.
מי מחוייב ליישם את החוק? אילו מוסדות רלוונטיים? מהם המסמכים שחובה לשמור בארכיון?
כיצד מנהלים ומסדרים את הארכיון? והכי חשוב – מהי משמעות חוק הארכיונים? את כל המידע תקבלו במאמר זה.
מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו?
כאמור, חוק זה חל על כל סוג של גוף ציבורי בהתאם להגדרה בחוק. אם כן, מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו?
חוק זה נועד להסדיר את הניהול של הארכיונים במדינת ישראל, תוך מתן ניהול הארכיונים, האיחסון שלהם והשמירה של ארכיונים ציבוריים.
הארכיונים הציבוריים מהווים נכס בעל חשיבות רבה ומהווים מקור מידע חיוני להבנת החברה הישראלית, התרבות וההיסטוריה הישראלית.
ברמת העיקרון, ישנם מספר עקרונות עיקריים ומרכזיים שקובע החוק:
- יש למנוע השחתה של ארכיונים ציבוריים
- מדינת ישראל אחראית על ניהולם של הארכיונים הציבוריים ואף על קיום התשתית המתאימה בעניין שמירה עליהם ואיחסון שלהם.
- יש להגן על המידע האישי שנמצא בארכיונים
- בהתאם לתנאים שמוגדרים בחוק, כל אדם בעל זכות לעיין בארכיונים
המוסדות הנכללים תחת חוק הארכיונים
על פי החוק במדינת ישראל, החוק הנ"ל חל על כל גוף ציבורי באשר הוא –
- ארגונים ציבוריים שהוקמו תחת צו נשיאותי ו/או על פי חוק והם מתוקצבים על ידי המדינה
- הממשלה, כנסת ישראל, רשויות מקומיות, בתי המשפט ועוד
- מגוון גופים שמקבלים מהממשלה מימון משמעותי
- חברות כאלו ואחרות הנמצאות בבעלות חלקית או בבעלות מלאה של מדינת ישראל
חשיבותם של הארכיונים הציבוריים
בהמשך לנאמר לעיל, ולאחר שהוסבר מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו, ניתן באמצעות הארכיונים לשמר את זיכרון העם ולאפשר לדור ההמשך ללמוד על העבר, לנתח ולקבל תובנות מעמיקות של התפתחויות תרבותיות ואף חברתיות לאורך זמן, ניתן לשחזר אירועים היסטוריים משום שהארכיונים מכילים הקלטות, תמונות ומסמכים (בין היתר) המספקים עדות מהעבר.
סוגי המסמכים שחובה לשמור בארכיון
בכל הנוגע לעניין מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו, יש לציין גם את סוג המסמכים שחובה לשמור בארכיון, משום שסוגי המסמכים אינם מפורטים בחוק –
- תיעודים היסטוריים, כמו למשל וידאו / סרטים, תמונות וחומרי מדיה נוספים, שרטוטים, מפות ותרשימים, יומנים אישיים, התכתבויות ועוד.
- תיעודים משפטיים, כמו למשל פסקי דין, פרוטוקולים, כתבי אישום, חוזים, תיעודים כאלו ואחרים.
- מסמכים שקובעים מדיניות, כמו למשל פרוטוקולים וקבלת החלטות, צווים ותקנות, הנחיות, חוקים וכל דבר כזה או אחר המגדיר וקובע מדיניות רשמית.
- תיעודי נדל"ן, כמו למשל כל הנוגע לרישומי נכסים, תיעוד של עבודות שיפוץ, תיעודי מכירות ותיעודי רכישות, תוכניות בינוי, כל הנוגע לביטוח נכסים ועוד.
לצד כל האמור לעיל, יש לציין כי רשימה זו אינה מלאה, וייתכן ובהתאם לפעילות גופים ציבוריים יהיה צורך לשמור סוגים נוספים של מסמכים שחובה לשמור בארכיון.
כל מה שצריך לדעת על סידור וניהול של הארכיון
ארכיון מכיל בתוכו ים של ידע מהעבר שנצבר ונצבר לאורך השנים, לאורך ההיסטוריה של מדינת ישראל והעם היהודי.
לכן ישנה חשיבות רבה מאוד בכל הנוגע לסידור וניהול של הארכיון.
לאחר שהוסבר על מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו, נרחיב על הצורך לתכנן את הארכיון בצורה מושכלת ונכונה שלמעשה תאפשר גם חיסכון בעלויות וגם ניצול מיטבי ומקסימלי של השטח המוקצב לו.
שימוש נכון עם מדפים למחסן יוכל לתת מענה ראוי לסידור וניהול הארכיון.
יש לתכנן נכון את גובה המידוף, כמות מדפים, סוג המדפים המתאים ביותר למתבקש, כמובן תוך התחשבות בהרבה פרמטרים כמו למשל האם יש חלונות בחלל?
האם יש איוורור? שקעי חשמל? כמה אנשים יכולים לשהות במקביל בחלל זה (על מנת לתכנן גם את גודלם של המעברים בחלל).
למה חשוב לסדר נכון את מדפי הארכיון?
סידור נכון של המדפים של הארכיון מאוד חיוניים ממגוון סיבות.
אך לפני כן, מומלץ להכיר את הרציונל לכך ולהבין מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו.
מבחינת נגישות, סידור נכון של מדפי הארכיון עשוי לאפשר לכל אדם, כולל בעלי מוגבלויות כאלו ואחרות, את האפשרות לגשת בצורה נוחה למסמכים.
מבחינת יעילות, מדפים תעשייתיים יכולים להכיל משא כבד, בהתחשב בכמות השטח שצריך זה עשוי להיות מאוד אפקטיבי.
ניתן יהיה לאתר בקלות ובמהירות מסמכים ספציפיים כאשר מסדרים בצורה נכונה את המדפים.
בנוסף, סידור נכון של מדפי הארכיון עשוי להקטין את הסיכוי לטעויות כאלו ואחרות בעניין הוצאה או החזרה של מסמכים.
סידור נכון של המדפים יסייע בשמירה על המסמכים מפני נזקים רבים, כמו למשל אובדן, קרעים של מסמכים ועוד.
בנוסף, עצם הסידור עשוי למנוע בלאי ואף להאריך את חיי המדף של המסמכים.
המלצות בעניין סידור נכון של מדפי הארכיון
- מיון וחלוקה לקטגוריות של המסמכים
- סידור לפי נושאים, מחלקות או תאריכים
- שימוש ב-Lable Maker (מדבקות) לסימון של מגירות ומדפים בחלל
- שימוש בקלסרים ומגירות, תיקיות ועוד פתרונות איחסון מתאימים
ליווי וייעוץ בתחום המידוף הפרטי והתעשייתי
הבנתם מהו חוק הארכיונים ומי חייב ליישם אותו? נהדר!
במידה ויש לכם שאלות נוספות, או במידה ותרצו ייעוץ על פתרונות איחסון וסוגי מדפים, הצוות המקצועי והמנוסה שלנו ישמח לסייע.
אנחנו מזמינים אתכם להשאיר לנו פרטים ליצירת קשר ונשמח לעזור ולתת מענה ככל הניתן.
